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リスト(箇条書き・段落番号)を作成する

ビジネス文書では下図のように「記書き」など、リスト形式で表示される文章が頻繁に登場します。

(図1)リストの例


このようなリストの編集では、残念ながら行頭文字(●)や連番をキーボードで入力したり、また左からの距離もスペースキーで空白を入力して移動している文書をよく見かけます。

(図2)リストでよく見かける悪い例


しかし上図に示すとおり、これではリストの行数が多ければ多いほど大変効率が悪く、時間がかかり過ぎてしまいます。すべての行でスペースキーを何度もたたき、またやり直す際も何度も各行で削除しなければなりません。ぜひ「箇条書き」と「段落番号」の機能をマスターしてスマートに操作したいものです。

■箇条書きを設定する

まず、箇条書きにしたい文章を範囲選択し、ツールバーの[箇条書き]ボタンをクリックします。

(図3)箇条書きボタンでの設定


箇条書きの形式に変更されました!選択したすべての行頭にマーク(●)が一斉に表示されました。1行1行手で入力するのとではやはり効率が違いますね!
ちなみに、このとき同時にインデントも自動設定されます。


(図4)箇条書き設定できた文章


■行頭文字(●)と文章の距離を変更する

「箇条書き」機能を使用すると、自動的に行頭文字(●)と文字の間に空間があき、その距離はL字型のタブマークで表されます。

(図5)タブマーク


行頭文字と文章の距離を狭くしたい場合は、箇条書き部分を範囲選択し、このタブマークを左へドラッグし●へ近づけてボタンをはなします。(ドラッグ中は、下図のように点線が表示されますので距離がわかりやすくなります。)

(図6)タブマークの移動


●と文章(文字)との距離が近くなりました!

(図7)行頭文字と文章の距離が近づいた図


■新しい行を追加

箇条書き設定されている箇所で改行すると、箇条書き用の行として新たに挿入されます。

(図8)箇条書き行の挿入


そのまま箇条書きが追加でき便利です!もし箇条書きを解除したい場合は、改行後すぐに「Back Space」キーで削除しましょう。

■箇条書き部分を内側へ移動するには

規定値では、箇条書きは通常の行と同じように一番左端から表示されます。しかし箇条書きは左端よりもう少し内側に表示するケースが多いので、移動してみましょう。

◆WORD2002以降の場合

"I"型のマウスカーソルで●(行頭文字)をクリックします。

(図9)I型マウスカーソルで行頭文字をクリック


●(行頭文字)部分だけが選択されます。

(図10)行頭文字が選択された図


このまま右へドラッグすると左位置を表す点線が表示されます。任意の位置でマウスをはなすと位置が決定されます。

(図11)ドラッグして左端を内側へ移動


左端から箇条書き部分が右に離れました!こちらもスペースキーで入力するより随分工数が削減できる操作です。

(図12)内側へ移動した箇条書き文章


◆WORD2000以前のバージョンの場合

まずルーラー上のタブマークを右へドラッグして移動します。

(図13)タブマークを移動


さらに左インデントをドラッグすると、文書の内側へ移動できます。

(図14)左インデントを移動


■段落番号をつける

段落番号とは、リストの行頭に記号ではなく連番が振られるもので、機能的には箇条書きと同じです。

段落番号をつけたい場合は、やはり対象の行を範囲選択し、[段落番号]ボタンをクリックします。

(図15)段落番号ボタン


段落番号がつきました!

(図16)段落番号がついた文章


段落番号と箇条書きは、編集の操作は同じです。

さらに詳しくリストについて解説を続けます。事項もぜひご覧ください。

 

 

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